Y’a-t-il des mentions obligatoires à écrire sur les tampons de société ?

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Y’a-t-il des mentions obligatoires à écrire sur les tampons de société ?

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  • 27 février 2021
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Une société est amenée à utiliser un tampon dans le cadre de ses activités. Pour ce faire, il faut connaitre les mentions obligatoires à y mettre et le rôle du tampon.

Pourquoi utiliser un tampon de société ?

Les tampons professionnels peuvent être encreurs ou secs. Ils sont utilisés par les entreprises et les sociétés pour tout ce qui est paperasse et documents. Un tampon permet de marquer les documents et de les authentifier pour une meilleure gestion de l’activité de la société. À ces conditions, les documents sont certifiés et ne risquent pas d’être perdus ou réutilisés par de possibles concurrents.

Plus encore, le tampon est un moyen de communication entre la société, ses fournisseurs et ses clients, en mettant ses coordonnées sur les documents. Il peut même remplacer la signature et faire gagner du temps. C’est l’empreinte de la société et son identité. Le tampon est donc d’une très grande importance. De ce fait, le rôle du tampon professionnel se résume en :

  • La certification et l’authentification des documents ;
  • la traçabilité ;
  • la visibilité de la société grâce aux coordonnées présentes sur le tampon ;
  • la gestion de la paperasse ;
  • le gain de temps en remplaçant les signatures ;
  • gagner la confiance des clients et des fournisseurs en leur communiquant des documents authentifiés.

Les mentions à mettre sur le tampon de son entreprise

Un tampon professionnel contient plusieurs mentions, certaines sont obligatoires et d’autres sont facultatives. Elles différent d’un pays à un autre selon la réglementation. Il faut se renseigner sur le sujet pour être dans les normes. En général, chaque mention figure sur une ligne.

Les mentions facultatives

Pour ce qui est des mentions facultatives d’un tampon, elles peuvent être ajoutées sur le tampon par choix de l’entreprise. Elles englobent le logo et les coordonnées de la société.

Les mentions obligatoires

Les mentions à écrire obligatoirement sur le tampon sont :

Le nom de la société

Le nom de la société est une mention obligatoire à mettre sur le tampon. Il doit être clair et écris en son intégrité.

L’adresse du siège social

Le siège social est le domicile juridique de la société. Sur le tampon, il faut mettre l’emplacement du siège social et son adresse exacte, pour que les clients, les fournisseurs ou même les autorités le retrouvent facilement en cas de besoin.

Le statut juridique

La forme juridique correspond au cadre légal de la société. Elle correspond aux règles applicables à l’activité et les obligations de la société.

Le montant du capital social

Il s’agit des apports totaux de la société réalisés par les actionnaires lors de sa création. C’est la situation financière de la société.

Les TVA intracommunautaires

Les taxes sur la valeur ajoutée intracommunautaires désignent le numéro d’identification individuel attribué à la société, suite à la soumission de la société aux taxes applicables à son domaine d’activité.

Les numéros RCS ville avec le n°SIREN

C’est un numéro unique et officiel composé du numéro d’identification du registre de commerce (RCS), du code postal de la ville où se trouve la société et du numéro du système d’identification du répertoire des entreprises (SIREN).

Les tampons de société personnalisables

Une société doit personnaliser son tampon pour écrire ses mentions obligatoires. En outre, elle peut également choisir la forme et la taille du tampon ainsi que la couleur de l’encre. Les tampons peuvent être de différentes tailles, pour les carrés :

  • Petits : la taille peut être de 19 mm x 19 mm ou 20 mm x 20 mm ;
  • moyens : 30 mm x 30 mm et 40 mm x 40 ;
  • grands : la taille est égale ou supérieure à 57 mm x 21 mm.

Les formes possibles pour les tampons sont : rondes, carrées et rectangulaires. Elles peuvent être de différentes tailles, mais elles doivent impérativement suffire pour écrire les mentions obligatoires. Pour personnaliser un tampon, il faut passer commande auprès d’un fournisseur compétent et lui fournir toutes les données nécessaires pour l’écriture des mentions obligatoires.

La couleur utilisée pour l’encre des tampons peut être choisie dans le cas des tampons personnalisables. La couleur bleu foncé est la plus utilisée car elle est visible et se différencie de l’encre des écritures, présentes sur le document, qui est généralement noire.

Quels sont les différents types de tampons pour entreprises ?

Aussi fou que cela puisse paraître, il existe plusieurs modèles de tampons disponibles pour les entreprises. En effet, les besoins peuvent être totalement différents d’un tampon à un autre. Dans certains cas, pour un tampon entreprise mentions obligatoires et informations diverses (comme un numéro de téléphone) seront indispensables à afficher, alors que dans d’autres cas, vous n’aurez seulement besoin que d’une mention pour indiquer un paiement accepté ou une facture réglée. Voici notre comparatif des différents tampons qui existent pour votre société, avec les avantages et les inconvénients pour chacun d’entre eux.

Les tampons en bois

Les tampons en bois sont probablement les tampons les plus anciens que vous pourriez connaître. C’est de plus une solution qui peut paraître assez écologique en fonction de la conception de ces derniers. Ils ont également un certain cachet, car ils sont assez imposants et remarquables sur un bureau dans une entreprise. Néanmoins, les tampons en bois ne sont pas sans défauts. Certains d’entre eux ne marquent pas toujours très bien, il y a un véritable coup de main à prendre pour que l’utilisation d’un tampon en bois soit véritablement efficace. De plus, les tampons en bois peuvent être assez lourds en fonction des modèles, ce qui ne les rend pas pratiques à utiliser.

Les tampons de poche

Les tampons de poche sont sans aucun doute les tampons préférés pour les profils commerciaux qui n’ont que très peu de place pour apporter un tampon d’entreprise avec eux. En revanche, ces derniers ne pourront pas comporter toutes les informations sur votre entreprise, vous devrez donc aller à l’essentiel. Enfin, généralement les tampons de poche sont bon marché, c’est donc une solution idéale si vous n’avez qu’un petit budget.

Les tampons encreurs

En optant pour un tampon encreur personnalisé pour votre entreprise, vous faites probablement le meilleur choix ! En effet, bien que ces derniers soient assez imposants, assez onéreux, et pas forcément très esthétiques sur un bureau, ils sont très efficaces. Avec un tampon encreur personnalisé, vous pourrez être sûr de bien marquer toutes les informations de votre tampon. Ainsi, celles-ci seront visibles, et si cela peut paraître anodin, en tant que professionnel vous savez que certaines informations clés comme le numéro de SIRET sont indispensables à afficher.

Les tampons de carte de fidélité

Si vous avez un commerce ou un restaurant, il est probable que vous ayez besoin d’un tampon de carte de fidélité. En vous rendant sur les sites de vente en ligne spécialisés dans les tampons pour les professionnels, vous constaterez que les tampons pour carte de fidélité sont assez accessibles. De plus, de nombreux modèles existent, ce qui est plutôt pratique pour rechercher un tampon qui ne soit pas forcément déjà utilisé par vos concurrents.

Les tampons dateurs

Dans certaines entreprises où il est fréquent de devoir utiliser des tampons, les tampons dateurs sont indispensables pour les assistants et les assistantes de direction. En effet, ces derniers permettent d’être sûr de ne pas se tromper sur une date, notamment pour des factures ou des documents à valider.

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